Think Outside The Box

안녕하세요. ToT의 IT전문 컨설턴트입니다.

회사업무 프로세스의 점검이 필요한 상황으로 판단이 됩니다.
회사의 성격 및 업무과정에 따라서 서버도입이 필요할수도 있고, 간단한 개선책 만으로도 해결이 될수도 있습니다. 서버가 도입이 되더라도 서버를 효율적으로 운영할 수 없는 업무프로세스라면 기존과 별 차이가 없는 상황이 될수도 있습니다. 

8인 규모의 사무실에서 파일 및 자료공유의 목적으로 서버 도입을 해야할 가능성은 낮아 보입니다.
지식공유시스템(KNS/KMS)을 통해서 자료를 통합관리 할수도 있고, 일부 중복적으로 관리해야 하는 요소에 따라서 CRM 및 SCM, ERP 등의 다른시스템으로 대처를 해야할수도 있습니다.

컨설팅 케이스를 예를들어 보면..
20명 정도의 고객센터를 운영하는 회사에서 excel을 통해서 고객관리를 진행하고 있었습니다. 매일 갱신되는 파일을 취합하여 배포하고, 응대내용을 채크해 오는 업무프로세스를 가지고 있었습니다. 문제는 고객데이터의 유실이 높고, 취합과정의 문제에서 오는 다양한 위험요인을 가지고 있었습니다. 컨설팅 결과 CRM도입을 통해서 고객관리를 DB화 하는 전략을 도입했습니다.

다른 케이스를 예를 들면.
100명 규모의 광고회사에서 각 부서별로 클라이언트를 관리하고, 노하우를 공유해서 사용하고 있었으나, 회사 전체 입장에서는 자원의 관리가 비효율적으로 진행되는 상황이었습니다. 컨설팅 결과 인트라넷 및 KMS를 통하여 각 부서별 자료를 공유함으로써 효율성이 높아졌고, 고객의 요청을 빠르게 반영할수있는 업무프로세스 개편이 가능했습니다. 

위의 요소에서 생각해 본다면. 서버에 전체 자료를 올려놓았는데 서버가 문제가 생겨서 자료가 날라간다면 문제는 심각해 집니다. 또한 서버에 접속하여 자료를 다운받은 후 퇴사한 직원이 생기더라도 문제는 심각해 지겠죠... 

서버의 개인적인 견해를 말씀드리자면, 저 사양의 서버를 도입하는 것 보다는 고사양의 PC를 도입하시는 것도 괜찮은 전략이 될수도 있습니다. 서버는 30만원에서부터 수억원에 이르기까지 다양한 서버군이 있고, 용도에 따라서 관리하는 전략또한 달라질수 밖에 없습니다. 서버가 문제가 아니라 운영체제를 서버용으로 구성을 해서 사용하는 전략 또한 추천드립니다. WindowsServer계열의 OS라면 왠만한 NTFS운영만으로도 파일의 제어가 가능합니다. 

제 생각에는 직원별 권한을 설정하고, 설정된 권한 및 부서에 맞는 파일을 열람할 수 있도록 지원하는 시스템이 필요한 것으로 보입니다. 또한 중복적으로 갱신해야 하는 파일의 경우 DB화를 통해서 효율적으로 운영해야 하며, 파일의 접근 기록 및 사용기록을 Log로 저장해 둠으로써 보안을 강화해야 할것으로 보입니다.
자세한 부분은 전문 컨설턴트의 컨설팅을 통해서 도입하실것을 추천드립니다.