Think Outside The Box

안녕하세요. ToT의 IT전문 컨설턴트입니다.

회사업무 프로세스의 점검이 필요한 상황으로 판단이 됩니다.
회사의 성격 및 업무과정에 따라서 서버도입이 필요할수도 있고, 간단한 개선책 만으로도 해결이 될수도 있습니다. 서버가 도입이 되더라도 서버를 효율적으로 운영할 수 없는 업무프로세스라면 기존과 별 차이가 없는 상황이 될수도 있습니다. 

8인 규모의 사무실에서 파일 및 자료공유의 목적으로 서버 도입을 해야할 가능성은 낮아 보입니다.
지식공유시스템(KNS/KMS)을 통해서 자료를 통합관리 할수도 있고, 일부 중복적으로 관리해야 하는 요소에 따라서 CRM 및 SCM, ERP 등의 다른시스템으로 대처를 해야할수도 있습니다.

컨설팅 케이스를 예를들어 보면..
20명 정도의 고객센터를 운영하는 회사에서 excel을 통해서 고객관리를 진행하고 있었습니다. 매일 갱신되는 파일을 취합하여 배포하고, 응대내용을 채크해 오는 업무프로세스를 가지고 있었습니다. 문제는 고객데이터의 유실이 높고, 취합과정의 문제에서 오는 다양한 위험요인을 가지고 있었습니다. 컨설팅 결과 CRM도입을 통해서 고객관리를 DB화 하는 전략을 도입했습니다.

다른 케이스를 예를 들면.
100명 규모의 광고회사에서 각 부서별로 클라이언트를 관리하고, 노하우를 공유해서 사용하고 있었으나, 회사 전체 입장에서는 자원의 관리가 비효율적으로 진행되는 상황이었습니다. 컨설팅 결과 인트라넷 및 KMS를 통하여 각 부서별 자료를 공유함으로써 효율성이 높아졌고, 고객의 요청을 빠르게 반영할수있는 업무프로세스 개편이 가능했습니다. 

위의 요소에서 생각해 본다면. 서버에 전체 자료를 올려놓았는데 서버가 문제가 생겨서 자료가 날라간다면 문제는 심각해 집니다. 또한 서버에 접속하여 자료를 다운받은 후 퇴사한 직원이 생기더라도 문제는 심각해 지겠죠... 

서버의 개인적인 견해를 말씀드리자면, 저 사양의 서버를 도입하는 것 보다는 고사양의 PC를 도입하시는 것도 괜찮은 전략이 될수도 있습니다. 서버는 30만원에서부터 수억원에 이르기까지 다양한 서버군이 있고, 용도에 따라서 관리하는 전략또한 달라질수 밖에 없습니다. 서버가 문제가 아니라 운영체제를 서버용으로 구성을 해서 사용하는 전략 또한 추천드립니다. WindowsServer계열의 OS라면 왠만한 NTFS운영만으로도 파일의 제어가 가능합니다. 

제 생각에는 직원별 권한을 설정하고, 설정된 권한 및 부서에 맞는 파일을 열람할 수 있도록 지원하는 시스템이 필요한 것으로 보입니다. 또한 중복적으로 갱신해야 하는 파일의 경우 DB화를 통해서 효율적으로 운영해야 하며, 파일의 접근 기록 및 사용기록을 Log로 저장해 둠으로써 보안을 강화해야 할것으로 보입니다.
자세한 부분은 전문 컨설턴트의 컨설팅을 통해서 도입하실것을 추천드립니다.

[질문]

현재 회사에서 엑셀을 바탕으로 영업 보고서 양식을 만들어 사용하고 있습니다.

각각의 만들어진 폼에 맞춰서
일별 영업 내용을 적는 시트
방문업체에서 나눈 얘기들을 적는 시트

그리고 맨앞에는 방문한 업체 목록을 하이퍼 링크해서 해당 목록 클릭시 방문업체로 넘어가는 양식을 사용중입니다.

문제는 여러 사람의 영업 보고서가 있다보니 개개인이 어떠한 영업활동을 했는지 문서 확인을 하지 않으면 이 사람이 어떤 활동을 했었는지 쉽게 확인하기 힘들다는 것입니다.

그래서 궁금한 게 있습니다.

1. 엑셀을 이용해서 여러 영업자들이 공통으로 영업보고서를 사용할 수 있는 프로그램을 만들 수 있는지

2. 1이 없다면 제가 말씀드린 내용을 바탕으로 한 영업보고서 혹은 영업관리 프로그램이 있는지 궁금합니다.

3. 기존에 ERP프로그램이 깔려 있기때문에 다른 판매나 재고 관련 프로그램은 필요 없습니다. 저렇게 특화된 프로그램이 있는지 정말 궁금합니다.

4. 쉽게 구할 수 있는지 혹은 구입하려면 가격이 얼마 되는지 궁금하네요.

[답변]

안녕하세요. IT전문 컨설턴트입니다.

1. 엑셀을 이용해서 여러 영업자들이 공통으로 영업보고서를 사용할 수 있는 프로그램을 만들 수 있는지

엑셀을 활용해서 제작을 할수도 있지만, 가장 큰 문제는 데이터를 효율적으로 관리할수 있는 방법이 없습니다. 엑셀파일의 경우 동시에 파일에 대한 작업을 할수가 없습니다. 누군가가 파일을 쓰고 있다면, 다른 사람은 파일을 읽기 모드로 밖에는 열수가 없습니다. 각각의 파일을 관리한다고 하더라도 전체적인 취합 부분에 있어서 문제가 발생할수 밖에 없습니다.

2. 1이 없다면 제가 말씀드린 내용을 바탕으로 한 영업보고서 혹은 영업관리 프로그램이 있는지 궁금합니다.

별도의 정해진 프로그램은 없습니다. 회사마다 업무프로세스 및 보고서 양식이 다르고, 이를 활용하는 방법 또한 다양하기 때문에 범용적인 솔루션으로는 수익성이 맞지가 않습니다.  일반적으로는 ERP제작시에 업무프로세스를 분석하고, 이때 영업지원 프로그램의 일부로써 위의 기능이 들어가고 있습니다.

지금 상황이라면 패키지 ERP를 구입하셨을 확률이 더 높네요..

이런 경우라면 제작을 통한 개발의뢰를 하셔야 할듯 합니다.

3. 기존에 ERP프로그램이 깔려 있기때문에 다른 판매나 재고 관련 프로그램은 필요 없습니다. 저렇게 특화된 프로그램이 있는지 정말 궁금합니다.

미리 만들어진 프로그램은 없을듯 하고, 만들수는 있습니다. 어느정도 ERP에 대한 연동이 가능하다면 더욱 효율적인 시스템 활용이 가능합니다. WebERP 체계라면 어렵지 않게 DB연동을 통한 영업지원 시스템의 개발 또한 가능합니다.

4. 쉽게 구할 수 있는지 혹은 구입하려면 가격이 얼마 되는지 궁금하네요.

제작을 고려해 본다고 할때는 기획 및 개발인력의 인건비 정도로 개발비용을 예상하시면 됩니다.

문제는 사용인원수와, 문서 포멧수, 통계 및 집계 데이터 활용 유무 등에 따라서 개발비용이 다소 차이가 날수가 있기 때문에 어느정도의 대략적인 구성을 가지고 개발업체와 미팅을 하실것을 추천드립니다.

5. 기타

시스템 도입에 있어서 가장 문제가 되는 것은 기존 업무프로세스와의 마찰입니다. 가능하면, 기존 업무시스템을 보조하여 효율적인 적응이 가능하도록 하는 것이 좋습니다. 이런 이유에서 업무프로세스의 분석을 통한 시스템 개발 및 도입은 필수적입니다.  시스템을 도입하는 이유는 반복적이고 단순한 작업을 효율적으로 운영하기 위한 지원입니다. 이를 고려해 보신다면 회사의 업무에도 도움이 되실듯 합니다.

영업에 대한 보고를 해야한다면, 대표님이나 영업총괄을 맡이신 분이 손쉽게 열람해 볼 수 있는 그래프 형식의 수치화된 보고서를 자동으로 생성해 주는 방법또한 좋은 방법이 될듯 합니다.

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